Agendar citas desde el calendario

Las citas se pueden crear desde el calendario de Officia seleccionando un espacio disponible.

Crear una cita normal

Para crear una cita:

1. Hacé clic en el slot de tiempo donde querés agendar.
2. Seleccioná el estado de la cita.
3. Confirmá la fecha.
4. Confirmá la hora de inicio.
5. Revisá la hora de finalización.
6. Seleccioná el profesional.
7. Seleccioná el servicio.
8. Ingresá o seleccioná el cliente.
9. Agregá una nota, si aplica.
10. Presioná Agendar.

Cuando se agenda una cita confirmada, Officia envía automáticamente una notificación por WhatsApp al cliente.

Estados disponibles al crear una cita

Al crear una cita se puede seleccionar un estado, como:

• Confirmada.
• Completada.
• Abandonada.

Lo más común al agendar una cita futura es usar el estado Confirmada.

Crear o seleccionar un cliente

Si el cliente no existe en la base de datos:

1. Ingresá el nombre.
2. Ingresá el número de teléfono.
3. Agendá la cita.

Officia guarda automáticamente el cliente para futuras citas.

Si el cliente ya existe, al escribir las primeras letras del nombre aparecerá en una lista desplegable. Solo hay que seleccionarlo y el teléfono se cargará automáticamente.

Crear una cita con duración distinta

Al seleccionar un servicio, Officia calcula automáticamente la hora de finalización según la duración configurada.

Si necesitás que una cita dure más tiempo:

1. Hacé clic en la hora de finalización.
2. Modificá la hora.
3. Guardá la cita.

El espacio completo quedará bloqueado en el calendario.

Ejemplo: si un servicio normalmente dura 60 minutos, pero para un cliente específico durará 90 minutos, podés ajustar la hora de finalización antes de agendar.

Crear una cita con precio modificado

Officia toma el precio por defecto del servicio, pero se puede modificar al crear la cita.

Esto es útil cuando:

• El servicio requiere más tiempo.
• El trabajo es más complejo.
• Se acordó un precio especial con el cliente.

Para modificarlo, editá el campo de precio antes de presionar Agendar.

Agregar notas a una cita

La cita permite agregar notas personalizadas.

Estas notas pueden servir para recordar detalles importantes del servicio, preferencias del cliente o instrucciones internas.

Registrar una cita pasada

Officia permite registrar citas que ya ocurrieron.

Esto es útil cuando se quiere adoptar la aplicación de forma progresiva, registrando los servicios conforme se van realizando.

Si se crea una cita en una hora pasada, Officia la registra automáticamente como Completada.

Al registrar una cita completada, se envía un mensaje de agradecimiento por WhatsApp al cliente. Ese mensaje incluye un botón para que pueda agendar una nueva cita desde el Officia Link.

Citas solicitadas desde Officia Link

Cuando un cliente agenda desde el Officia Link, la cita puede aparecer como Pendiente.

En ese caso:

• El cliente todavía no recibe confirmación.
• El negocio puede confirmar o cancelar la solicitud.
• Al confirmar, se envía automáticamente el mensaje de confirmación por WhatsApp.

Cambiar el estado de una cita

Desde el detalle de la cita se puede cambiar su estado.

Estados comunes:

• Confirmada: cita aceptada y programada.
• Pendiente: cita solicitada por el cliente, pendiente de aprobación.
• Completada: cita ya realizada.
• Reagendada: cita movida a otra hora o fecha.
• Reconfirmada: cita reconfirmada por el cliente.
• Abandonada: el cliente no asistió.
• Cancelada: cita cancelada.

Algunos cambios de estado generan notificaciones automáticas por WhatsApp al cliente.

Origen de una cita

Cada cita muestra un indicador de origen:

• Manual: creada desde el calendario por el negocio.
• Link: creada por el cliente desde el Officia Link.
• Agente de IA: creada por el agente de inteligencia artificial, cuando esté configurado.

Reagendar una cita para el mismo día

Para mover una cita dentro del mismo día:

1. Ubicá la cita en el calendario.
2. Arrastrala hacia la nueva hora.
3. Soltala en el nuevo espacio.

La cita cambia a estado Reagendada y Officia envía una notificación automática al cliente.

Reagendar una cita para otro día

Para mover una cita a otra fecha:

1. Abrí la cita.
2. Expandí las opciones.
3. Ingresá a la configuración de la cita.
4. Modificá la fecha.
5. Modificá la hora, si aplica.
6. Cambiá el precio o profesional, si aplica.
7. Guardá los cambios.

Historial de WhatsApp de una cita

Dentro de cada cita existe una sección de WhatsApp donde se pueden ver los mensajes enviados relacionados con esa cita.

Ejemplos:

• Mensaje de nueva cita.
• Notificación al profesional.
• Mensaje de cita completada.
• Mensaje de cita reagendada.
• Confirmaciones o cancelaciones.